NAPS2 – Not Another PDF Scanner 2

NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2) est un logiciel gratuit de numérisation de documents, disponible sur Windows, macOS et Linux. Développé par Ben Olden-Cooligan, ce logiciel est publié sous licence libre GNU GPL v2. Il permet, via un scanner connecté à un ordinateur, de transformer des documents papier en fichiers numériques, principalement au format PDF. Son interface épurée et sa configuration par profils prédéfinis en facilitent la prise en main, y compris pour les utilisateurs peu familiers des outils informatiques.

Son principal atout pour l’accessibilité est sa fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR). Une fois activé, l’OCR convertit le texte présent sur une image numérisée en texte réel, sélectionnable, copiable et vocalisable. NAPS2 est disponible en français, parmi 40 langues. Une fois installé il fonctionnera hors connexion. Ce logiciel s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels. Il ne dispose pas d’application mobile native pour iPhone, iPad ou Android. Son usage reste donc limité aux postes fixes et portables.

Installation et activation de la fonction OCR

Sous Windows, la version actuelle (8.2.1, mise à jour le 18 mars 2026) est téléchargeable directement depuis www.naps2.com. NAPS 2 propose également une version portable. Elle est exécutable depuis une clé USB, sans nécessiter de droits d’installation. Cette version est donc particulièrement adaptée aux postes dont les droits d’administration sont restreints. L’installation est possible sous macOS (fichier .dmg) et Linux (.deb, .rpm et Flatpak) depuis la page de téléchargement officielle.

L’interface est très simple :

La fonction OCR (reconnaissance optique de caractères) transforme une image de texte en contenu numérique consultable et modifiable. Elle est disponible en plus de 100 langues. Son activation nécessite le téléchargement préalable d’un module complémentaire depuis la barre de menu. OCR puis sélectionner la ou les langues souhaitées. Cette opération ponctuelle requiert une connexion internet. Une fois installé, le module fonctionne entièrement hors ligne. Le fichier PDF intègre alors le texte OCR produit. Ceci le rend lisible par une synthèse vocale et indexable dans les fonctions de recherche du système d’exploitation. Pour activer l’OCR lors d’une numérisation, cocher l’option correspondante dans le profil de numérisation ou au moment de l’enregistrement.

L’OCR reste peu performant sur les mises en page complexes (colonnes multiples, tableaux, mélanges texte/image). La reconnaissance de l’écriture manuscrite n’est pas prise en charge.

NAPS2 propose plusieurs formats de sortie : PDF (avec ou sans OCR), JPEG, PNG, TIFF, GIF et BMP. Le format PDF avec OCR est à privilégier pour l’accessibilité numérique, car il permet aux technologies d’assistance — lecteurs d’écran notamment — d’accéder au contenu textuel du document. Voici un exemple illustrant le flux complet depuis l’importation d’une capture d’écran dans NAPS2, l’export en PDF avec OCR activé, puis l’extraction du texte dans un traitement de texte par simple copier-coller. :

L’export en PDF via NAPS 2 avec activation de l’OCR permet d’extraire le texte :

Configuration de profils et fonctions principales

NAPS2 permet à l’utilisateur de créer un profil de numérisation : il s’agit de configurer une fois pour toutes les paramètres du scanner (résolution, mode couleur ou noir et blanc, format de page, chargeur automatique ou vitre plate). Ce profil est mémorisé et peut être réutilisé d’un simple clic. Plusieurs profils peuvent coexister — par exemple un profil « texte » à faible résolution et en noir et blanc, un profil multi-pages ou un profil « photo » à 600 dpi, en couleurs  — ce qui évite de reconfigurer le logiciel à chaque usage et réduit la charge cognitive pour l’utilisateur.

Une fois un profil sélectionné, le bouton « Numériser » lance l’acquisition. Les pages s’affichent dans la fenêtre principale au fur et à mesure de la numérisation. L’utilisateur peut ensuite les réorganiser par glisser-déposer, les faire pivoter, les recadrer ou les supprimer avant de procéder à l’enregistrement.

Matériel compatible

NAPS 2 traite les images issues d’un scanner connecté à l’ordinateur. Sous Windows, il prend en charge les protocoles WIA (Windows Image Acquisition) et TWAIN, les deux standards les plus répandus sous Windows. Les appareils des principales marques — Canon, Brother, HP, Epson, Fujitsu, entre autres — sont compatibles, bien que le choix du pilote peut influer sur la disponibilité de certains paramètres avancés. NAPS 2 prend en charge la numérisation depuis la vitre plate et depuis un chargeur automatique de documents (ADF), le cas échéant, y compris en mode recto-verso (duplex).

Sur Linux, la compatibilité des scanners dépend du pilote SANE (Scanner Access Now Easy), qui joue le même rôle que WIA ou TWAIN sous Windows en assurant la communication entre NAPS2 et le matériel. Contrairement à Windows, où les pilotes sont généralement fournis par le fabricant, Linux s’appuie sur cette couche logicielle commune dont la prise en charge varie selon les modèles et les distributions.

La fonctionnalité de partage réseau mérite une attention particulière : elle permet d’utiliser un scanner connecté en USB à un poste hôte depuis n’importe quel autre poste du réseau local, sans acquisition de matériel supplémentaire ni abonnement à un service cloud. Un appareil considéré comme obsolète peut ainsi retrouver une pleine utilité. Pour cela, activer impérativement le partage sur le poste hôte. Outils > Options > Partage de scanner. Ensuite, créer un profil de scanner réseau sur chaque poste distant en renseignant l’adresse IP du poste hôte. La documentation complète est disponible sur www.naps2.com/doc/scanner-sharing.

Cas d’usage

Déficience visuelle

La fonction OCR constitue le principal levier d’accessibilité pour les personnes déficientes visuelles. En rendant le texte d’un document numérisé sélectionnable et vocalisable, NAPS2 permet une lecture autonome sans recourir à un tiers. Le fichier PDF produit est compatible avec des lecteurs d’écran sous Windows. Ce flux de travail s’applique à une large variété de documents du quotidien : courriers administratifs, ordonnances, comptes rendus médicaux, factures, documents scolaires ou professionnels.

Dyslexie et troubles DYS

Pour les personnes dyslexiques, NAPS2 permet de convertir un document papier difficile à lire — texte compact, police inadaptée, faible contraste, interligne trop petits — en fichier PDF dont le texte peut être copié dans un logiciel de mise en page personnalisée. La personne bénéficie alors d’une typographie adaptée à ses besoins et d’un accès à la synthèse vocale.

Milieu scolaire et situations d’examen

Dans le cadre scolaire ou universitaire, le fonctionnement entièrement hors connexion de NAPS2 représente un avantage déterminant. Dans les établissements dont les postes sont isolés du réseau pendant les examens — ou dans les salles où l’accès à internet est restreint pour des raisons réglementaires, ou structurelle —, NAPS2 peut être installé et utilisé sans aucune dépendance à une infrastructure réseau. Un candidat bénéficiant d’un tiers-temps ou d’un aménagement d’épreuve pourra ainsi faire numériser un document papier par l’accompagnant ou le personnel de surveillance, et obtenir immédiatement un PDF avec OCR exploitable par son lecteur d’écran ou son logiciel de mise en forme adapté, sans sortir du cadre de sécurité informatique imposé par l’établissement.

Déploiement institutionnel

Dans un contexte institutionnel — établissement médico-social, service éducatif, structure de soins —, NAPS2 peut être déployé sur plusieurs postes simultanément sans coût de licence. Le déploiement centralisé via GPO (installateur MSI) et la configuration par profil partageable facilitent la mise en place d’un environnement homogène.  Via la fonction de partage réseau, plusieurs professionnels ou résidents pourront utiliser un seul scanner. La version portable (sur clé USB) permet à un professionnel itinérant — ergothérapeute, assistant de service social, conseiller en accessibilité — d’utiliser l’outil sur n’importe quel poste de l’établissement sans nécessiter de droits d’installation.

Conclusion

NAPS2 se distingue nettement des logiciels de numérisation propriétaires. En effet, il est totalement gratuit et multiplateforme, il ne collecte aucune données et fonctionne de manière autonome hors connexion. Il répond à des besoins concrets dans des contextes très variés — domicile, milieu scolaire, structure médico-sociale ou entreprise. Sa capacité à produire des PDF avec OCR en fait un outil de premier choix pour accompagner les personnes en situation de handicap. Son fonctionnement strictement local, sans aucune transmission de données vers l’extérieur, en fait une solution pleinement compatible avec les exigences du RGPD — un argument de poids dans les environnements institutionnels traitant des documents sensibles.

Ses principales limites tiennent à l’absence d’application mobile native et aux performances OCR limitées sur les mises en page complexes ou les documents manuscrits. Pour les usages itinérants ou mobiles, il sera nécessaire de recourir à des outils complémentaires. Ces outils complémentaires sur tablette, smartphone ou iPhone impliquent souvent une dépendance à des services cloud et à des modèles économiques fermés, parfois en tension avec les exigences de confidentialité ou les contraintes budgétaires des structures médico-sociales et éducatives. C’est précisément ce manque qui justifie de s’interroger sur l’existence de solutions de numérisation mobiles open source disponibles. Ce panorama fera l’objet d’un prochain dossier comparatif du TechLab.